1. 概要
システム及びソフトウェアの廃棄は、情報システムのライフサイクル管理における重要な段階です。新しいシステムの導入や更新に伴い、既存のシステムやソフトウェアが不要となった際に行われるプロセスです。適切な廃棄プロセスを理解し実施することは、セキュリティリスクの軽減、コスト削減、そして円滑な移行を確保する上で極めて重要です。さらに、廃棄プロセスにおいては関係者全員への周知や法的要件の遵守が欠かせません。
graph TD
A[企画] --> B[要件定義]
B --> C[システム設計]
C --> D[開発]
D --> E[テスト]
E --> F[運用]
F --> G[保守]
G --> H[廃棄]
H --> A[新規システムの企画]
図1：システムライフサイクルの図
2. 詳細説明
2.1. 廃棄計画の立案
廃棄プロセスの最初のステップは、綿密な廃棄計画の立案です。この計画には以下の要素が含まれます：
- 廃棄対象システムの特定
- 廃棄のタイミングと期間
- 必要なリソースと予算
- セキュリティ対策
- 法的要件の遵守
これらを考慮した計画を策定することで、廃棄作業が効率的かつ安全に進められます。また、システムの廃棄に伴うリスクを最小限に抑えることができます。
graph TD
A[廃棄対象システムの特定] --> B[廃棄のタイミングと期間の決定]
B --> C[必要なリソースと予算の見積もり]
C --> D[セキュリティ対策の策定]
D --> E[法的要件の確認と対応]
E --> F[廃棄計画の文書化]
F --> G[関係者への計画通知]
図2：廃棄計画立案のフローチャート
2.2. 利用者への通知
廃棄計画が確定した後、利用者への通知が行われます。適切なタイミングで廃棄の理由とスケジュールを周知することで、影響を最小限に抑えます。通知内容には以下が含まれます：
- 廃棄の理由と影響
- 廃棄のスケジュール
- 新システムに関する情報
- 問い合わせ先
特に利用者の業務に影響がある場合は、早めに通知を行い、対応策やヘルプデスクの連絡先を提供することが求められます。
| 通知項目 | 内容の説明 |
|---|---|
| 廃棄の理由 | システムの老朽化や新システム導入のため、旧システムの廃棄が必要である旨を説明します。 |
| 廃棄の影響 | 廃棄に伴う業務への影響範囲や、利用者に及ぶ影響を明示します。 |
| 廃棄のスケジュール | 廃棄作業の開始・終了日時や、利用者が旧システムを使える最終日時を通知します。 |
| 新システムに関する情報 | 新しいシステムの概要や主な変更点、利用方法について説明します。 |
| 問い合わせ先 | 利用者からの問い合わせやサポートに対応する窓口（電話番号やメールアドレス）を提供します。 |
| 新システムの移行手順 | 利用者が新システムに移行するための具体的な手順やサポート情報を含めます。 |
表1：通知内容の例
2.3. 新旧環境の並行運用と利用者の教育訓練
新旧システムの並行運用期間を設けることで、スムーズな移行が可能となります。新システムの安定性が確認されるまで、旧システムを利用者が引き続き使用できるようにします。この期間中、以下の取り組みが重要です：
- 新システムの導入と並行運用
- 利用者向けの教育訓練プログラムの実施
- 新システムへの段階的な移行
並行運用期間中に、利用者が新システムに慣れるためのサポートが不可欠です。特に新システムに伴う操作変更がある場合、トレーニングを実施することで混乱を防ぎます。
gantt
title 並行運用スケジュール例
dateFormat YYYY-MM-DD
section 旧システム
利用者通知 :done, des1, 2024-10-01, 3d
サポート体制維持 :active, des2, 2024-10-01, 2024-10-15
旧システムの運用停止 :milestone, 2024-10-16, 1d
section 新システム
システム準備 :done, des3, 2024-09-01, 2024-09-30
利用者教育 :active, des4, 2024-10-01, 2024-10-10
並行運用 :crit, active, des5, 2024-10-11, 2024-10-15
新システムの完全移行 :crit, 2024-10-16, 1d
サポート体制強化 :des6, 2024-10-16, 2024-10-31
図3：並行運用スケジュールの例
2.4. 関係者全員への廃棄の通知
廃棄プロセスの最終段階では、関係者全員に廃棄の完了を通知します。この段階でのコミュニケーションは、プロジェクト全体の終了を確認し、次のフェーズへと円滑に移行するために重要です。通知には以下の内容が含まれます：
- 廃棄の完了日時
- 新システムの利用開始日
- 旧システムへのアクセス停止の確認
- 問題発生時の対応方法
全員が新システムへの切り替えを理解し、旧システムが完全に廃棄されたことを認識していることが重要です。
2.5. 廃棄関連データの保持とアクセス可能性の確保
システム廃棄後も、関連データを一定期間保持し、必要に応じてアクセス可能な状態を維持することが求められます。これにより、監査や法的問題への対応が可能となります。以下の点に注意します：
- 重要データのバックアップ
- アーカイブデータの保管
- データアクセスの手順と権限の設定
法的要件や業務ニーズに基づき、どのデータをどの程度の期間保持するかを明確に決定する必要があります。
graph TD
A[データ保持の必要性の確認] --> B{法的要件に基づくデータ保持が必要か？}
B -- はい --> C[法的要件に従いデータを保持]
B -- いいえ --> D{業務上のデータ保持が必要か？}
D -- はい --> E[業務要件に基づきデータを保持]
D -- いいえ --> F[データの安全な削除]
C --> G{保持期間の終了か？}
E --> G
G -- いいえ --> C
G -- はい --> F
図4：データ保持期間のフローチャート
3. 応用例
システム及びソフトウェアの廃棄は、以下のような業界で実際に適用されています：
- 金融機関での基幹システムの更新：古いメインフレームシステムから新しいクラウドベースのシステムへの移行に伴う廃棄プロセス。
- 製造業での生産管理システムの刷新：旧来のオンプレミスシステムからIoTを活用した新システムへの移行時の廃棄手順。
- 小売業でのPOSシステムの入れ替え：従来の固定型POSからモバイルPOSへの移行に伴う旧システムの廃棄プロセス。
| 業界 | 廃棄プロセスの特徴 | 廃棄の対象 | 廃棄プロセスの期間 | 法的要件 |
|---|---|---|---|---|
| 金融業界 | 高いセキュリティ基準と厳格な規制に基づく廃棄プロセス。顧客データの取り扱いが重要。 | 基幹システム、顧客情報管理システム、データベース | 長期（6ヶ月以上） | 金融規制や個人情報保護法に基づくデータ保持要件 |
| 製造業界 | 製品設計や生産データの保持が重要。運用効率の向上が廃棄プロセスの一部。 | 生産管理システム、製品設計データ、IoTシステム | 中期（3〜6ヶ月） | 業界規制や品質管理基準に基づくデータ保持要件 |
| 小売業界 | POSシステムや顧客データの移行が中心。システム更新の頻度が比較的高い。 | POSシステム、在庫管理システム、顧客情報 | 短期（1〜3ヶ月） | 消費者保護法や会計法規に基づくデータ保持要件 |
表2：業界別の廃棄プロセスの比較表
4. 例題
例題1
ある企業がERPシステムを更新することになりました。旧システムの廃棄プロセスにおいて、最も適切な順序で実施すべき手順を選択してください。
a) 廃棄計画の立案
b) 新旧システムの並行運用
c) 利用者への通知
d) 関係者全員への廃棄完了通知
e) 廃棄関連データの保持
回答例：
正しい順序は、a → c → b → d → e です。
- まず廃棄計画を立案し（a）
- 次に利用者に通知を行い（c）
- 新旧システムの並行運用を実施し（b）
- 廃棄完了を関係者全員に通知し（d）
- 最後に廃棄関連データを保持します（e）
例題2
システム廃棄時のデータ保持に関する以下の記述のうち、最も適切なものを選択してください。
a) すべてのデータを無条件に削除する
b) 重要データのみをバックアップし、それ以外は即時削除する
c) すべてのデータを永久に保存する
d) 法的要件と業務ニーズに基づいて、適切な期間データを保持し、アクセス可能な状態を維持する
回答例：
正解は d です。法的要件と業務ニーズに基づいて適切な期間データを保持し、必要に応じてアクセス可能な状態を維持することが重要です。
5. まとめ
システム及びソフトウェアの廃棄は、情報システムのライフサイクル管理における重要なプロセスです。適切な廃棄プロセスを実施するためには、以下の点に注意が必要です：
- 綿密な廃棄計画の立案
- 利用者への適切な通知
- 新旧環境の並行運用と利用者の教育訓練
- 関係者全員への廃棄完了の通知
- 廃棄関連データの適切な保持とアクセス可能性の確保
これらの手順を適切に実施することで、セキュリティリスクの軽減、スムーズな移行、そして法的要件の遵守が可能となります。