1. 概要
プロジェクトマネジメントにおいて、コミュニケーションは極めて重要な要素です。PMI（Project Management Institute）の調査によると、プロジェクトの失敗の約30%は不適切なコミュニケーションが原因とされています。プロジェクトの成功には、関係者間で適切な情報共有が不可欠であり、それを実現するためには適切なツールと技法を活用する必要があります。本記事では、プロジェクトマネジメントにおける「プロジェクトのコミュニケーション」の「ツールと技法」に焦点を当て、それらの理解を深めることを目的とします。
2. 詳細説明
2.1. コミュニケーションの基本概念
プロジェクトにおけるコミュニケーションは、情報の伝達手段だけでなく、関係者間の信頼構築や意思決定の基盤ともなります。特に、以下の3つのコミュニケーション手法が重要です。
2.1.1. 双方向コミュニケーション
送信者と受信者が相互に情報を交換しながらコミュニケーションを行う手法です。意見のすり合わせやフィードバックを得るのに有効であり、会議やテレビ会議、対面の打ち合わせなどが含まれます。
2.1.2. プッシュ型コミュニケーション
情報を発信者から特定の受信者に一方向的に送信する手法です。電子メールやボイスメール、紙面による通知などが該当し、情報の伝達は確実に行われますが、受信者の反応を即時に得ることは困難です。
2.1.3. プル型コミュニケーション
受信者が必要に応じて情報を取得する手法です。企業のナレッジベースやWebサイトのFAQなどが該当し、受信者にとって負担が少ないものの、重要な情報が見落とされる可能性があります。
2.2. コミュニケーションチャネルとその特性
プロジェクトでは、情報を伝達するための「コミュニケーションチャネル」が多様に存在します。適切なチャネルを選択することが、円滑なコミュニケーションの鍵となります。
| チャネル | 特性 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 電子メール | 文章による記録が可能 | 多くの関係者に送信可能 | 即時性に欠ける |
| ボイスメール | 音声による伝達 | ニュアンスを伝えやすい | 受信者の確認が遅れる可能性 |
| テレビ会議 | 視覚・音声の共有 | 遠隔地のメンバーとリアルタイムで会話可能 | 機材や環境の影響を受ける |
| 紙面 | 公式文書や議事録 | 重要な記録として残る | 物理的な管理が必要 |
2.3. コミュニケーションスキル
プロジェクトマネージャーには、適切なコミュニケーションスキルが求められます。特に以下のスキルが重要です。
- 積極的傾聴：相手の話を注意深く聞き、理解しようとする姿勢。
- フィードバック：適切な形で意見や評価を伝える能力。
- 非言語コミュニケーション：表情やジェスチャーなど、言葉以外の要素を活用するスキル。
- プレゼンテーション：情報を分かりやすく整理し、相手に伝える技術。
3. 応用例
3.1. ITプロジェクトにおける活用
ソフトウェア開発プロジェクトでは、リモートワーク環境での円滑なコミュニケーションが求められます。例えば、
- 双方向コミュニケーション：スクラムミーティングやデイリースタンドアップミーティング。
- プッシュ型コミュニケーション：メールによる進捗報告。
- プル型コミュニケーション：Wikiやプロジェクト管理ツール（JIRA, Confluenceなど）を活用。
3.2. 製造業のプロジェクト管理
製造業では、設計・生産・品質管理など多部門が関与するため、正確な情報共有が必須です。
- 電子メールと紙面による公式文書の共有。
- テレビ会議を活用した多拠点間の意思決定。
- フィードバックの活用による品質改善。
4. 例題
例題1
問題: 以下のシナリオにおいて、最適なコミュニケーション手法を選択してください。
あなたはプロジェクトマネージャーであり、緊急の仕様変更について関係者に周知したいと考えています。関係者は複数の国に分散しており、迅速な対応が求められています。
選択肢:
- 電子メール
- テレビ会議
- 紙面での通知
最適な手法は2. テレビ会議です。即時に情報を共有し、質疑応答を行えるため、迅速な意思決定が可能です。
例題2
問題: 次のうち、プル型コミュニケーションに該当するものはどれか。
- 電子メール
- テレビ会議
- ナレッジベースの活用
- ボイスメール
正解は3. ナレッジベースの活用です。受信者が自ら必要な情報を取得する形式であるため、プル型コミュニケーションに該当します。
5. まとめ
本記事では、プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションのツールと技法について解説しました。双方向コミュニケーション、プッシュ型コミュニケーション、プル型コミュニケーションの違いを理解し、それぞれの特性に応じた適切なチャネルを選択することが重要です。また、プロジェクトマネージャーには、積極的傾聴やフィードバックなどのコミュニケーションスキルが求められます。
プロジェクトの円滑な進行のために、適切なコミュニケーション手法を活用しましょう。